Konsep Dasar Manajemen Informasi

Konsep dasar manajemen informasi adalah dimana manajer mengelola sumber daya agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud, mereka ada secara fisik dan dapat disentuh. Sumber daya tersebut dinyatakan sebagai sumber daya fisik. Jenis sumber daya  yang kelima, informasi, memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Sumber daya ini diistilahkan dengan sumber daya konseptual, yang digunakan untuk menggambarkan informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

Manajer perusahaan pada umumnya mengelola lima jenis utama sumber daya:

• Manusia
• Material
• Mesin
• Uang
• Informasi (termasuk data)

Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya dan menjaganya agar berfungsi pada efisiensi puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis, sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang. Seluruh aktivitas tersebut – memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat – disebut manajemen informasi.

Informasi dan Organisasi

Informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi, apapun jenis organisasi tersebut. Melihat perannya yang demikian penting bagi organisasi, karena itu informasi, sebagaimana sumber daya lainnya, harus dikelola dengan baik. Bentuk dan kemampuan mengelola informasi bagi suatu organisasi selain akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan, juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi diantara komponen-komponennya. Hal ini dikarenakan setiap keputusan berdasarkan pada informasi, maka kualitas informasi yang dihasilkan dalam suatu organisasi akan berpengaruh terhadap keputusan yang akan diambil.

Dari uraian di atas dapat diketahui bagaimana peran penting informasi dalam organisasi. Berdasarkan kepentingan tersebut, para manajer memberikan perhatian yang semakin besar  pada manajemen informasi selama beberapa tahun terakhir ini karena dua alasan utama, yaitu:

• Semakin meningkatnya aktivitas bisnis. Hal ini menyebabkan semakin kompleks permasalahan dan komunikasi yang dihadapi oleh suatu organisasi perusahaan sebagai pelaku bisnis.
• Kemampuan komputer yang semakin baik. Hal ini melahirkan berbagai kemungkinan aplikasi yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi suatu organisasi.